Wykaz zadań realizowanych przez Referaty

I. Referat Organizacyjno – Administracyjny (OA)

1. Zapewnienie sprawnej organizacji i funkcjonowania Urzędu.
2. Zapewnienie sprawnego kierowania i prawidłowego nadzoru nad funkcjonowaniem referatów Urzędu.
3. Zapewnienie zgodności działania Urzędu z przepisami prawa.
4. Przeciwdziałanie dyskryminacji w zatrudnieniu i mobbingowi.
5. Racjonalne gospodarowanie etatami i funduszem płac.
6. Inicjowanie i koordynacja systemowych działań i rozwiązań w zakresie racjonalnego zarządzania zasobami ludzkimi Urzędu, w tym opracowywania regulaminu organizacyjnego, regulaminu pracy, regulaminu wynagrodzeń, czynności związanych z opisem stanowisk pracy w komórkach organizacyjnych Urzędu oraz procesem ocen pracowniczych.
7. Zasad doboru kadr i prowadzenia rekrutacji oraz prowadzenia konkursów na stanowiska pracy w Urzędzie.
8. Koordynacja realizacji programów zatrudnienia w Urzędzie w ramach aktywizacji rynku pracy, w tym staży, robót publicznych, prac interwencyjnych.
9. Organizowanie służby przygotowawczej.
10. Kontrola dyscypliny pracy w urzędzie.
11. Prowadzenie spraw w zakresie szkolenia, dokształcania i doskonalenia zawodowego pracowników.
12. Prowadzenie zbiorczej ewidencji udzielonych pracownikom upoważnień i pełnomocnictw.
13. Prowadzenie rejestru zarządzeń Burmistrza.
14. Prowadzenie spraw kadrowych pracowników Urzędu, kierowników gminnych jednostek organizacyjnych, z wyłączeniem kierowników przedszkoli, szkół i placówek oświatowo-wychowawczych.
15. Sprawowanie obsługi biurowej i sekretarskiej Burmistrza.
16. Podejmowanie czynności organizacyjnych, związanych z przeprowadzaniem spotkań, posiedzeń organizowanych przez Burmistrza i Zastępcę Burmistrza oraz Sekretarza Gminy.
17. Nadzór nad pieczęciami Urzędu, będącymi na stanie Sekretariatu oraz ich ewidencja.
18. Realizacja czynności związanych z doręczaniem korespondencji w ramach Urzędu oraz wysyłki korespondencji w ramach Urzędu, wysyłki korespondencji zewnętrznej oraz prowadzenia systemu doręczeń bezpośrednich.
19. Prowadzenie rejestrów poleceń wyjazdów służbowych: na obszarze kraju (delegacji krajowych) i poza granicami kraju (delegacji zagranicznych) oraz delegacji niewykorzystanych.
20. Prowadzenie rejestru skarg, wniosków i interpelacji kierowanych do Burmistrza.
21. Redagowanie projektów odpowiedzi na sprawy wnoszone do Burmistrza.
22. Sporządzanie sprawozdań z pracy Burmistrza.
23. Organizacja załatwiania skarg, wniosków i interwencji zgłaszanych przez mieszkańców.
24. Zapewnienie zaopatrzenia komórek organizacyjnych Urzędu w środki techniczne i materiały piśmienno – biurowe, druki, formularze i pieczęcie urzędowe.
25. Prowadzenie spraw związanych z ewidencją obiektów, niebędących hotelami, świadczącymi usługi hotelarskie.
26. Przyjmowanie i weryfikacja pod względem formalnym wniosków składanych przez przedsiębiorców (osoby fizyczne) o dokonanie wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) prowadzonej przez Ministra Gospodarki oraz przyjmowanie i weryfikacja wniosków o zmianę i wykreślenie wpisu.
27. Przekształcanie wniosków na formę dokumentu elektronicznego, podpisanie podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą kwalifikowanego certyfikatu i przesyłanie do CEIDG.
28. Archiwizowanie przez okres 10 lat wniosków złożonych przez przedsiębiorców w formie papierowej i elektronicznej oraz dokumentacji z nimi związanej.
29. Sporządzanie wypisów z archiwalnej ewidencji działalności gospodarczej (EDG) prowadzonej przez Burmistrza do dnia 31.12.2011 r. na potrzeby policji, sądów, prokuratury oraz innych przedsiębiorców.
30. Wydawanie duplikatów zaświadczeń o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej oraz decyzji o wykreśleniu wpisu z ewidencji działalności gospodarczej (EDG).
31. Prowadzenie wykazu osób, które zostały zapoznane z Ustawą o ochronie danych osobowych, „Polityką Bezpieczeństwa Informacji” oraz „Instrukcją Zarządzania Systemem Informatycznym”.
32. Prowadzenie centralnej ewidencji umów, których stroną jest Gmina Janów Lubelski lub Urząd Miejski w Janowie Lubelskim.

II. Referat Budżetowo – Podatkowy (BP)

1. Prowadzenie spraw związanych z planowaniem i analizą realizacji budżetu dla Gminy.
2. Opracowywanie projektu budżetu Gminy, przedkładanie go w obowiązującym trybie do uchwalenia.
3. Opracowanie wieloletniej prognozy finansowej.
4. Sporządzanie planu finansowego Urzędu przy współudziale referatów merytorycznych.
5. Opracowywanie planów finansowych zadań zleconych z zakresu administracji rządowej.
6. Przyjmowanie planów finansowo - rzeczowych jednostek organizacyjnych gminy, sprawdzanie ich zgodności z uchwałą budżetową.
7. Sporządzanie projektów uchwał Rady Miejskiej i zarządzeń Burmistrza zmieniających w ciągu roku budżet oraz wieloletnią prognozę finansową.
8. Bieżące prowadzenie analityki planu dochodów i wydatków Gminy, uwzględniającej zmiany budżetu w ciągu roku uchwałami Rady Miejskiej i zarządzeniami Burmistrza.
9. Analiza realizacji budżetu poprzez kontrolę wydatkowania środków, na podstawie sprawozdań miesięcznych.
10. Sporządzanie i przekazanie Radzie Miejskiej oraz Regionalnej Izbie Obrachunkowej w terminie do 31 marca roku następnego:
    - sprawozdania rocznego z wykonania budżetu,
    - informacji o przebiegu wykonania planu finansowego jednostek, dla których organem założycielskim jest Gmina,

    - informacji o stanie mienia komunalnego Gminy.
11. Sporządzanie i przekazanie Radzie Miejskiej oraz Regionalnej Izbie Obrachunkowej informacji:
     
    - o przebiegu wykonania budżetu za pierwsze półrocze,

    - informacji o kształtowaniu się wieloletniej prognozy finansowej,

    - informacji o przebiegu wykonania planu finansowego jednostek, dla których organem założycielskim jest Gmina.
12. Bieżąca analiza działalności finansowej jednostek organizacyjnych, przy współudziale referatów merytorycznych.
13. Sporządzanie wniosków kredytowych.
14. Udzielanie instruktażu jednostkom organizacyjnym w zakresie procedury przygotowania projektu budżetu.
15. Prowadzenie ksiąg rachunkowych budżetu gminy.
16. Rozliczanie jednostek organizacyjnych z otrzymanych środków finansowych.
17. Ewidencja księgowa dochodów i wydatków budżetowych, ewidencja i rozliczanie otrzymanych dotacji na zadania zlecone, z zakresu administracji rządowej.
18. Prowadzenie rejestru sprzedaży usług opodatkowanych podatkiem VAT - rozliczanie się w tym zakresie z Urzędem Skarbowym.
19. Ewidencja księgowa zobowiązań Gminy z tytułu pożyczek i kredytów oraz poręczeń.
20. Sporządzanie dowodów księgowych stanowiących podstawę wypłat wynagrodzeń i zasiłków dla pracowników Urzędu.
21. Rozliczanie z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych potrąconych składek na ubezpieczenie społeczne oraz rozliczenie z Urzędem Skarbowym podatku od osób fizycznych.
22. Prowadzenie ewidencji księgowej majątku trwałego stanowiącego własność Gminy.
23. Aktualizacja wyceny środków trwałych, naliczanie umorzeń środków trwałych.
24. Obsługa finansowo - księgowa inwestycji gminnych.
25. Rozliczanie lokat terminowych z tytułu należytego wykonania umowy, zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych.
26. Obsługa finansowo-księgowa funduszu socjalnego.
27. Obsługa kasowa.
28. Sporządzanie bilansu Urzędu.
29. Sporządzanie bilansu skonsolidowanego Gminy.
30. Ewidencja księgowa podatków i opłat lokalnych.
31. Kontrola terminowości wpłat należności podatkowych oraz windykacja należności.
32. Przygotowywanie dokumentacji do egzekucji.
33. Wymiar podatków.
34. Analiza prawidłowości i rzetelności składanych informacji i deklaracji podatkowych.
35. Kontrole podatkowe w zakresie sprawdzenia rzetelności i prawidłowości składanych informacji i deklaracji podatkowych.
36. Rozpatrywanie indywidualnych wniosków podatników w sprawach umorzeń, odraczania terminu płatności, rozkładanie na raty podatków stanowiących dochody gminy i wpłacanych bezpośrednio na rachunek gminy.
37. Rozpatrywanie indywidualnych wniosków podatników w sprawach umorzeń, odraczania terminu płatności, rozkładanie na raty, umarzanie podatków stanowiących dochody gminy, a pobieranych przez Urząd Skarbowy.
38. Prowadzenie ewidencji zastosowanych ulg, zwolnień podatkowych i obliczanie ich skutków.
39. Przygotowywanie projektów uchwał Rady Miejskiej, dotyczących wysokości podatków lokalnych.
40. Rozpatrywanie odwołań od decyzji i zażaleń od postanowień wnoszonych przez podatników.
41. Udzielanie pisemnych interpretacji na żądanie podatnika, płatnika, inkasenta, o zakresie stosowania tej części przepisów prawa podatkowego, dla której organem podatkowym jest Burmistrz.
42. Rozpatrywanie wniosków producentów rolnych w sprawie zwrotu podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego, wykorzystywanego do produkcji rolnej.
43. Sporządzanie projektów uchwał Rady Miejskiej, dotyczących zaciągania kredytów bankowych i pożyczek.
44. Przygotowywanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia, do przeprowadzania przetargów w zakresie: bankowej obsługi budżetu Gminy oraz jednostek organizacyjnych, udzielania Gminie kredytów długoterminowych.
45. Ewidencja księgowa i rozliczanie projektów realizowanych z udziałem środków europejskich.
46. Windykacja należności budżetowych oraz egzekucja należności pieniężnych i innych praw majątkowych.
47. Windykacja i zwrot opłaty skarbowej.
48. Rozpatrywanie indywidualnych wniosków podatników, dotyczących zaległości podatkowych oraz zaległości wynikających z umów cywilno - prawnych.
49. Wyrażanie zgody na wykreślenie z księgi wieczystej hipoteki, na podstawie dokumentów księgowych.
50. Wystawianie zaświadczeń o wysokości zaległości z tytułu podatków i opłat oraz o stanie majątkowym podatników.
51. Prowadzenie ewidencji księgowej opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi.
52. Kontrola terminowości wpłat za odpady komunalne.
53. Przygotowywanie dokumentacji do egzekucji należności za odpady komunalne.
54. Egzekucja należności za odpady komunalne.
55. Sprawozdawczość finansowa w zakresie opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi.
56. Nadzór nad wystawianiem faktur VAT przez referaty.
57. Nadzór nad kasą Urzędu.
58. Sporządzanie zbiorczych oraz jednostkowych zestawień budżetowych.
59. Rozliczanie pracowników z potrąconych składek na świadczenia społeczne.
60. Wydawanie zaświadczeń o wysokości wynagrodzeń pracowników i zaświadczeń do celów emerytalnych.
61. Rozliczanie pracowników z podatku dochodowego.
62. Doraźna kontrola i nadzór nad handlem targowiskowym.

III. Referat Ochrony Środowiska i Logistyki (OL)

1. Prowadzenie spraw wynikających z ustawy o drogach publicznych.
2. Prowadzenie ewidencji stanu dróg, ulic i obiektów inżynieryjnych oraz działanie w celu zapewnienia środków finansowych na ich utrzymanie i konserwacje.
3. Zarządzanie siecią dróg gminnych i lokalnych miejskich.
4. Budowa, modernizacja, utrzymanie i ochrona dróg lokalnych miejskich w granicach miast i dróg gminnych oraz drogowych obiektów inżynieryjnych.
5. Orzekanie o przywróceniu pasa drogowego drogi gminnej i lokalnej miejskiej do stanu poprzedniego w razie jego naruszenia.
6. Wydawanie zezwoleń na lokalizowanie w pasie drogowym dróg gminnych i lokalnych miejskich obiektów niezwiązanych z gospodarką drogową.
7. Wydawanie zezwoleń na zajmowanie pasa drogowego drogi gminnej i lokalnej miejskiej.
8. Utrzymanie właściwego stanu dróg, ulic, zwalczanie gołoledzi.
9. Zapewnienie oznakowania ulic i placów.
10. Wydawanie zezwoleń na korzystanie z przystanku.
11. Dokonywanie analiz i ocen potrzeb mieszkaniowych i organizowanie warunków ich zaspokajania.
12. Współdziałanie z administracjami budynków mieszkalnych.
13. Prowadzenie spraw związanych z realizacją przepisów prawa lokalowego.
14. Wnioskowanie o wysokości czynszów i opłat za lokale mieszkalne, kaucji mieszkaniowych.
15. Dokonywanie ocen utrzymania zasobów mieszkaniowych we właściwym stanie technicznym i sanitarno-porządkowym.
16. Koordynacja działalności gospodarki mieszkaniowej w zakresie eksploatacji i remontów.
17. Sprawowanie zarządu mieniem komunalnym, ewidencja, planowanie remontów, nadzór, rozliczanie kosztów eksploatacyjnych.
18. Prowadzenie ksiąg eksploatacyjnych obiektów drogowych.
19. Zapewnienie prawidłowych warunków pracy, bhp w Urzędzie, wynikających z zakresu działania służb BHP.
20. Zapewnienie oświetlenia ulic i placów na terenie gminy.
21. Prowadzenie spraw wynikających z ustawy o odpadach.
22. Zapewnienie składowisk odpadów komunalnych i urządzeń do ich unieszkodliwiania oraz nadzór nad rekultywacją składowiska odpadów.
23. Zbieranie informacji o odpadach, wydawanie opinii w sprawie gospodarki odpadami.
24. Prowadzenie spraw wynikających z ustawy o utrzymaniu porządku i czystości.
25. Nadzór nad utrzymaniem wodociągów, kanalizacji i innych urządzeń komunalnych.
26. Zapewnienie budowy i utrzymania szaletów publicznych na terenie miasta.
27. Sprawowanie zarządu nad lokalami użytkowymi, ewidencja, planowanie remontów, nadzór, rozliczanie kosztów, prowadzenie ksiąg eksploatacyjnych obiektów budowlanych.
28. Nadzór nad świadczeniem usług odbioru odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości, realizowanych na podstawie umów zawieranych z gminą.
29. Nadzór nad realizacją obowiązków właścicieli nieruchomości związanych z utrzymaniem czystości i porządku.
30. Prowadzenie rejestru działalności regulowanej.
31. Współuczestniczenie w organizowaniu przetargów na odbiór i zagospodarowanie odpadów.
32. Prowadzenie systemu odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości.
33. Organizowanie punktów selektywnej zbiórki odpadów komunalnych.
34. Prowadzenie ewidencji naliczeń, w tym weryfikacja złożonych deklaracji, ewidencji wpłat.
35. Przygotowywanie decyzji ustalających obowiązek uiszczenia opłat za odbieranie odpadów.
36. Przeprowadzanie kontroli związanych z gospodarką odpadami.
37. Dokonywanie corocznej analizy stanu gospodarki odpadami komunalnymi w celu aktualizacji i weryfikacji rynku gospodarki odpadami oraz możliwości technicznych i organizacyjnych gminy.
38. Sporządzanie obowiązującej sprawozdawczości w zakresie prowadzonych spraw.
39. Utrzymanie placów, terenów zielonych, parków, skwerów oraz nadzór nad utrzymaniem czystości terenów będących w administracji innych jednostek.
40. Prowadzenie spraw związanych z zarządzaniem i utrzymaniem cmentarzy komunalnych i wojennych.
41. Prowadzenie publicznie dostępnego wykazu danych o środowisku i jego ochronie.
42. Podejmowanie działań na rzecz budowy i utrzymanie placów zabaw.
43. Koordynowanie i nadzór grupowego zarządu wspólnotami gruntowymi.
44. Prowadzenie spraw wynikających z ustawy Prawo wodne.
45. Zatwierdzanie ugód w sprawach zmian stosunków wodnych na gruntach.
46. Możliwość nakazywania wykonania niezbędnych urządzeń zabezpieczających wodę przed zanieczyszczeniem lub zabronienia wprowadzania ścieków do wody w przypadku wprowadzenia przez właściciela gruntu do wody ścieków nienależycie oczyszczonych.
47. Wykonywanie zadań związanych z gospodarką wodną w ścisłym współdziałaniu z administracją rządową.
48. Sprawowanie administracji w zakresie łowiectwa, współdziałanie z dzierżawcami lub zarządcami obwodów łowieckich w zagospodarowaniu łowieckich obszarów gminy.
49. Prowadzenie spraw wynikających z ustawy o lasach.
50. Powoływanie nowych form ochrony przyrody.
51. Prowadzenie spraw związanych z wydawaniem decyzji o zalesianiu.
52. Wydawanie zezwoleń na usunięcie drzew lub krzewów.
53. Wymierzanie kar pieniężnych za samowolne usuwanie drzew lub krzewów.
54. Prowadzenie nadzoru nad prawidłowością kontraktacji upraw maku i konopi.
55. Sprawy wynikające z ustawy prawo ochrony środowiska.
56. Wydawanie decyzji o uwarunkowaniach środowiskowych.
57. Podejmowanie działań w zakresie edukacji ekologicznej.
58. Podejmowanie przedsięwzięć na rzecz produkcji roślinnej i ochrony roślin uprawnych.
59. Podejmowanie przedsięwzięć na rzecz produkcji zwierzęcej i ochrony zwierząt.
60. Współpraca ze służbą weterynaryjną w zwalczaniu chorób zakaźnych i organizowaniu profilaktyki weterynaryjnej.
61. Szacowanie szkód w uprawach polowych spowodowanych klęskami żywiołowymi.
62. Zapewnienie korzystania z przyrody żywej poprzez tworzenie terenów zieleni miejskiej, wydzielanie terenów na cele wypoczynkowe.
63. Realizacja zadań wynikających z ustawy o powszechnym obowiązku obrony:
     
    a) przeprowadzanie rejestracji przedpoborowych,

    b) przygotowanie dokumentacji do przeprowadzenia komisji kwalifikacyjnej,

    c) stosowanie egzekucji administracyjnej wobec osób uchylających się od stawiennictwa do rejestracji przedpoborowych lub do poboru, wydawanie postanowień o przymusowym doprowadzaniu osób podlegających kwalifikacji wojskowej.

    d) prowadzenie poszukiwań poborowych uchylających się od powszechnego obowiązku obrony,

    e) współpraca z organami wojskowymi w zakresie prowadzenia ewidencji wojskowej,

    f) wydawanie decyzji ustalających wysokość świadczenia rekompensującego za utracone zarobki żołnierzom rezerwy odbywającym ćwiczenia wojskowe,

    g) prowadzenie postępowań administracyjnych w sprawie nałożenia (przeznaczenia do) wykonania świadczeń osobistych i rzeczowych na potrzeby obrony, wydawanie decyzji nakładającej obowiązek wykonania świadczeń osobistych i rzeczowych oraz prowadzenie dokumentacji dotyczącej tych świadczeń, wystawianie wezwań i wzywanie do wykonania świadczeń na rzecz obrony. 
64. Bezpieczeństwo i Zarządzanie Kryzysowe:
     
    a) opracowanie „Gminnego planu reagowania kryzysowego" i załączników do tego planu oraz wykonywanie zadań z nich wynikających,

    b) współdziałanie z Wojewódzkim Centrum Zarządzania Kryzysowego oraz centrami zarządzania kryzysowego sąsiednich gmin i powiatów,

    c) współpraca ze służbami, inspekcjami, strażami i innymi podmiotami w zakresie monitorowania oraz przeciwdziałania potencjalnym miejscowym zagrożeniom,

    d) wspieranie działań ratowniczych, poszukiwawczych, humanitarnych prowadzonych na terenie Gminy,

    e) organizowanie i prowadzenie szkoleń, ćwiczeń oraz treningów z zakresu reagowania kryzysowego,

    f) utrzymanie w sprawności systemu łączności radiowej oraz ostrzegania i informowania ludności przed zagrożeniami,

    g) prowadzenie obsługi i zapewnienie działania Centrum Zarządzania Kryzysowego,

    h) wykonywanie przedsięwzięć zarządzania kryzysowego wynikających z „Planu operacyjnego funkcjonowania Urzędu Miejskiego w Janowie Lubelskim",

    i) realizowanie zadań z zakresu planowania cywilnego i ochrony infrastruktury krytycznej,

    j) organizowanie i pełnienie dyżurów w Centrum Zarządzania Kryzysowego w sytuacjach kryzysowych, 

    k) organizacja przeciwdziałania zagrożeniom nadzwyczajnym i ich skutkom.
65. W zakresie spraw obronnych:
     
    a) realizowanie oraz koordynowanie zadań dotyczących planowania obronnego w Gminie,

    b) opracowywanie i aktualizowanie „Planu operacyjnego funkcjonowania Gminy Janów Lubelski w warunkach zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa i w czasie wojny" oraz realizowanie zadań z niego wynikających,

    c) organizowanie systemu kierowania obronnością, w tym zapewnienie funkcjonowania •Stanowiska Kierowania Burmistrza Janowa Lubelskiego i systemu stałych dyżurów,

    d) realizowanie zadań w systemie obronnym państwa, w tym organizowanie Akcji Kurierskiej dla potrzeb rozwinięcia Sił Zbrojnych RP,

    e) planowanie i nakładanie obowiązku świadczeń osobistych oraz rzeczowych na rzecz obrony,

    f) przygotowanie publicznej i niepublicznej służby zdrowia na potrzeby obronne państwa,

    g) planowanie i organizowanie szkolenia obronnego oraz prowadzenie kontroli wykonywania zadań obronnych,

    h) realizacja zadań na rzecz wojsk sojuszniczych wynikających z obowiązków państwa - gospodarza (HNS),

    i) realizacja zadań dotyczących reklamowania osób od pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny,

    j) współpraca z jednostkami wojskowymi i organami administracji wojskowej (WKU) zgodnie z posiadanymi kompetencjami i realizowanymi zadaniami.
66. W zakresie obrony cywilnej:
     
    a) opracowywanie i aktualizowanie „Planu obrony cywilnej Gminy Janów Lubelski”, „Planu ochrony zabytków na wypadek konfliktu zbrojnego i sytuacji kryzysowych" oraz realizowanie zadań z nich wynikających,

    b) opiniowanie planów obrony cywilnej oraz planów ochrony zabytków opracowanych w zakładach pracy,

    c) organizowanie, koordynowanie, prowadzenie i kontrolowanie szkoleń, ćwiczeń oraz przedsięwzięć obrony cywilnej realizowanych na terenie Gminy,

    d) przygotowanie do działania systemu wykrywania i alarmowania oraz systemu wczesnego ostrzegania o zagrożeniach,

    e) organizowanie i przygotowanie do działań formacji obrony cywilnej oraz prowadzenie nadzoru nad ich funkcjonowaniem,

    f) określanie wymogów obrony cywilnej do miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego oraz decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu,

    g) utrzymanie w gotowości do użycia specjalistycznego sprzętu, materiałów i środków technicznych w miejskim magazynie obrony cywilnej oraz prowadzenie nadzoru nad magazynami zakładowymi,

    h) szkoleń kadry, członków formacji OC i ludności,

    i) prowadzenie magazynu sprzętu obrony cywilnej.
67. Prowadzenie kancelarii tajnej Urzędu:
     
    a) kontrola obiegu dokumentacji niejawnej w UM,

    b) inwentaryzacja pism niejawnych, niszczenie i archiwizacja.
68. Opracowywanie rocznych planów szkoleń: obronnych i szkoleń OC; organizowanie szkoleń: obronnych pracowników urzędu, szkoleń formacji OC, szkoleń obsady oso-bowej Akcji Kurierskiej UM, szkoleń ludności oraz prowadzenie dokumentacji z tych szkoleń.

IV. Referat Gospodarki Przestrzennej i Gruntami (PG)

1. Prowadzenie spraw związanych z opracowaniem i wydawaniem decyzji o warunkach zabudowy.
2. Prowadzenie spraw związanych z opracowaniem i wydawaniem decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego.
3. Przenoszenie decyzji o warunkach zabudowy na rzecz innej osoby.
4. Stwierdzenie wygaśnięcia decyzji o warunkach zabudowy oraz decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego.
5. Wydawanie wyrysu i wypisu z miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego gminy.
6. Wydawanie wyrysu i wypisu ze studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego miasta i gminy.
7. Wydawanie zaświadczeń, opinii i informacji o przeznaczeniu nieruchomości w opracowaniach planistycznych.
8. Prowadzenie procedury prawnej związanej z nadawaniem lub zmianą nazw ulic i placów.
9. Ustalanie i zmiany nazw miejscowości i obiektów fizjograficznych.
10. Prowadzenie procedury prawnej związanej z ustalaniem numeru porządkowego budynków.
11. Opiniowanie i zatwierdzanie projektów podziału nieruchomości.
12. Prowadzenie spraw związanych z rozgraniczeniem nieruchomości.
13. Sprzedaż lokali mieszkalnych.
14. Prowadzenie spraw związanych z przekazywaniem nieruchomości do korzystania w tym dzierżawa lub najem.
15. Prowadzenie spraw związanych z użyczaniem nieruchomości.
16. Prowadzenie spraw związanych z udostępnianiem nieruchomości pod reklamę.
17. Sprzedaż na własność prawa użytkowania wieczystego nieruchomości, na rzecz użytkownika wieczystego.
18. Przekształcenie prawa użytkowania wieczystego w prawo własności nieruchomości.
19. Prowadzenie spraw związanych z prawem pierwokupu.
20. Zamiana nieruchomości gruntowych.
21. Wykreślenie zadłużenia hipotecznego.
22. Zbywanie nieruchomości przez Gminę Janów Lubelski w drodze bezprzetargowej lub w drodze przetargu.
23. Nabywanie nieruchomości przez Gminę.
24. Prowadzenie spraw z zakresu oddawania gruntów w użytkowanie wieczyste, zarząd, użytkowanie oraz ustalanie opłat z tego tytułu.
25. Organizowanie i przeprowadzanie przetargów i rokowań na zbycie nieruchomości (sprzedaż, dzierżawa, oddawanie w użytkowanie wieczyste).
26. Naliczanie i aktualizowanie opłat z tytułu użytkowania wieczystego, trwałego zarządu, użytkowania, dzierżawy i zajęcia nieruchomości.
27. Wprowadzanie na potrzeby referatu elektronicznego systemu informacji przestrzennej.
28. Gospodarowanie zasobami nieruchomości (ewidencjonowanie nieruchomości wchodzących do zasobów, zapewnienie wycen tych nieruchomości, sporządzanie planów wykorzystywania zasobów).
29. Naliczanie opłat adiacenckich.
30. Naliczenie opłaty planistycznej.
31. Scalenie i podział nieruchomości na działki budowlane.
32. Komunalizacja mienia Skarbu Państwa.

V. Referat Planowania i Realizacji Inwestycji (PI)

1. Podejmowanie czynności związanych z planowaniem, przygotowaniem i prowadzeniem inwestycji finansowanych z budżetu.
2. Prowadzenie całości spraw związanych z planowaniem i finansowaniem inwestycyjnych inicjatyw społecznych.
3. Przygotowanie propozycji zadań inwestycyjnych i inwestycyjnych inicjatyw społecznych do budżetu Gminy.
4. Sporządzanie informacji i sprawozdań z realizacji rzeczowo-finansowej inwestycji.
5. Zlecanie przeprowadzania postępowań o udzielanie zamówienia publicznego, na zadania określone w budżecie Gminy.
6. Przygotowywanie części merytorycznej wniosków o dofinansowanie zadań ze źródeł pozabudżetowych.
7. Przygotowywanie części merytorycznej sprawozdań i informacji z dofinansowania zadań, ze źródeł pozabudżetowych.
8. Nadzór inwestorski nad inwestycjami finansowanymi z budżetu gminy.
9. Nadzór inwestorski nad remontami i inwestycjami realizowanymi przez inne referaty i jednostki organizacyjne Gminy.
10. Przygotowanie części merytorycznej i kosztowej opisów przedmiotu zamówienia, do zlecania w ramach postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, na zadania określone w budżecie.
11. Przygotowanie merytoryczne wniosków do  aktualizacji Wieloletniego Programu Inwestycyjnego.
12. Współpraca przy aktualizacji i sprawozdawczości realizacji Strategii Rozwoju Gminy i innych dokumentów związanych z rozwojem strategicznym gminy w zakresie merytorycznego działania referatu.
13. Opracowywanie opinii, przeglądów budynków, szacunku kosztów zadań inwestycyjnych i remontowych, przygotowywanych i realizowanych przez inne referaty Urzędu oraz jednostki organizacyjne Gminy.
14. Przygotowywanie części merytorycznej i harmonogramów rzeczowo-finansowych, do wniosków o dofinansowanie zadań ze źródeł pozabudżetowych.
15. Przygotowywanie części rzeczowej do sprawozdań i informacji z dofinansowania zadań, ze źródeł pozabudżetowych.
16. Koordynacja realizacji remontów obiektu Urzędu oraz prowadzenie książki obiektu budowlanego.
17. Zbieranie i przekazywanie informacji oraz konsultacje na temat źródeł pozyskiwania dodatkowych środków finansowych, pochodzących z programów Unii Europejskiej.
18. Współpraca z referatami i jednostkami organizacyjnymi oraz innymi podmiotami i organizacjami pozarządowymi, w zakresie przygotowywania projektów, opartych o dotacje ze środków finansowych pochodzących z programów Unii Europejskiej.
19. Przygotowywanie wniosków o przyznanie Gminie środków finansowych, pochodzących z programów Unii Europejskiej.
20. Monitoring rozliczania projektów, które otrzymały dofinansowanie z programów Unii Europejskiej.

VI. Referat Spraw Społecznych i Obywatelskich (SO)

1. Realizacja zadań, wynikających z ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych tj.:
    
   a) rejestracja danych dotyczących miejsca pobytu osób, o urodzeniach, dotyczących obowiązku wojskowego, zmianach stanu cywilnego, obywatelstwa, imion i nazwisk oraz o zgonach,

   b) wydawanie decyzji administracyjnych w sprawie zameldowania i wymeldowania, 

   c) prowadzenie spraw związanych z wydawaniem dokumentów stwierdzających tożsamość i związanej z tym ewidencji,

   d) wydawanie zaświadczeń w sprawie zameldowania i wymeldowania oraz utraconych dowodów osobistych,

   e) udostępnianie danych osobowych na wniosek, na podstawie obowiązujących przepisów prawnych.
2. Prowadzenie spraw związanych z wydawaniem zezwoleń i nadzór nad zbiórkami publicznymi.
3. Wydawanie zezwoleń na przeprowadzenie imprez masowych.
4. Prowadzenie spraw wynikających z ustawy o ochronie przeciwpożarowej.
5. Współpraca z organami sprawiedliwości i ścigania w zakresie utrzymania bezpieczeństwa publicznego.
6. Nadzór i organizacja wyborów do Parlamentu Europejskiego, Senatu RP, Sejmu RP, wyborów samorządowych oraz referendum.
7. Prowadzenie, aktualizacja i udostępnianie stałego rejestru wyborców.
8. Prowadzenie obsługi kancelaryjno - technicznej Rady Miejskiej i jej komisji.
9. Opracowywanie harmonogramów, projektów planów pracy i terminarzy posiedzeń Rady Miejskiej oraz jej komisji.
10. Przygotowywanie posiedzeń organów kolegialnych od strony organizacyjnej, opracowywanie materiałów z obrad, uchwał, postanowień, wniosków i opinii oraz przekazywanie ich odpowiednim organom, i czuwanie nad ich realizacją przez właściwe organy.
11. Sporządzanie protokołów z obrad sesji Rady Miejskiej i posiedzeń komisji oraz udostępnianie ich do publicznego wglądu.
12. Prowadzenie rejestru wniosków komisji Rady Miejskiej oraz przekazywanie ich właściwym komórkom organizacyjnym, w celu ich merytorycznego rozpatrzenia i udzielenia odpowiedzi.
13. Przygotowywanie i udzielanie zbiorczej odpowiedzi na wnioski komisji.
14. Planowanie i organizowanie dyżurów i spotkań radnych z wyborcami.
15. Współdziałanie z przewodniczącymi właściwych komisji Rady Miejskiej, w zakresie opiniowania przez komisje projektów uchwał oraz projektów aktów zawierających przepisy prawa miejscowego.
16. Prowadzenie rejestru uchwał Rady Miejskiej.
17. Prowadzenie rejestru i przygotowywanie odpowiedzi na skargi mieszkańców kierowane do Rady Miejskiej.
18. Prowadzenie spraw związanych z nadawaniem orderów i odznaczeń, wyróżnienia „Honorowy Obywatel Gminy Janów Lubelski” oraz medalu „Zasłużony dla Gminy Janów Lubelski”.
19. Opracowywanie analiz dla potrzeb Rady Miejskiej i jej Komisji, w ramach kompetencji należących do Biura.
20. Planowanie i koordynowanie wyjazdów służbowych oraz szkoleń radnych i sołtysów.
21. Zapewnienie niezbędnej pomocy techniczno-organizacyjnej radnym w sprawowaniu przez nich mandatów.
22. Opracowywanie planów finansowych dla Rady Miejskiej, Biura Rady Miejskiej oraz ich kontrola.
23. Nadawanie urzędowego biegu skargom mieszkańców kierowanych do Rady Miejskiej.
24. Prowadzenie spraw związanych z wydawaniem legitymacji radnym.
25. Opracowywanie projektów dokumentów legislacyjnych dla potrzeb Przewodniczącego Rady i radnych.
26. Organizowanie spotkań Rady Miejskiej z mieszkańcami oraz organizacjami i stowarzyszeniami pozarządowymi.
27. Przeprowadzanie wyborów sołtysów i rad sołeckich.
28. Prowadzenie ewidencji przepisów prawa miejscowego.
29. Koordynacji wykonywania zadań Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych i Gminnego Programu Przeciwdziałania Narkomanii oraz z obszaru przeciwdziałania przemocy,
30. Wnioskowanie o wydawanie zezwoleń na sprzedaż i podawanie napojów alkoholowych.
31. Kontrola przestrzegania przepisów ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, w odniesieniu do podmiotów posiadających zezwolenia.
32. Prowadzenie Archiwum Zakładowego:
     
    a) przyjmowanie materiałów do archiwum z komórek organizacyjnych,

    b) opracowanie przyjętych materiałów, prowadzenie ewidencji oraz ich zabezpieczenie, 

    c) przekazywanie akt do Archiwum Państwowego,

    d) udział w komisyjnym przygotowaniu dokumentów kat. “B” do brakowania,

    e) prowadzenie elektronicznego Archiwum Zakładowego,

    f) brakowanie akt kategorii “B”, udział w komisyjnym brakowaniu materiałów na makulaturę.
33. Prowadzenie  spraw z zakresu Funduszu alimentacyjnego:
     
    a) przyjmowanie i weryfikacja wniosków oraz załączonej dokumentacji w sprawie przyznania świadczeń z funduszu alimentacyjnego,

    b) prowadzenie postępowania administracyjnego w sprawach z zakresu świadczeń alimentacyjnych,

    c) udzielanie informacji o trybie postępowania w sprawach dotyczących uprawnień do świadczeń alimentacyjnych,

    d) współpraca z wnioskodawcami, instytucjami i organizacjami w zakresie pozyskiwania i sprawdzania dokumentacji, niezbędnej dla przyznawania prawa do świadczeń  z funduszu alimentacyjnego,

    e) przygotowywanie projektów decyzji przyznających i zmieniających prawo do świadczeń alimentacyjnych,

    f) sporządzanie sprawozdań z realizacji ustawy o pomocy osobom uprawnionym  do alimentów,

    g) prowadzenie postępowania w sprawie ustalenia nienależnie pobranych świadczeń z funduszu alimentacyjnego,

    h) tworzenie, bieżąca aktualizacja wykazów, informacji i rejestrów przyznanych świadczeń z funduszu alimentacyjnego oraz prowadzenie i uaktualnianie rejestru dłużników alimentacyjnych,

    i) współpraca z urzędem wierzyciela i dłużnika, z komornikiem sądowym w przedmiocie skuteczności egzekucji,

    j) aktywizowanie zawodowe dłużników alimentacyjnych oraz współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy,

    k) prowadzenie innych spraw wynikających z ustawy o pomocy osobom uprawnionym do alimentów.
34. Prowadzenie spraw socjalnych pracowników Urzędu i uprawnionych członków ich rodzin oraz emerytów i rencistów byłych pracowników Urzędu.
35. Opracowywanie regulaminu świadczeń socjalnych.
36. Współpraca z organizacjami pozarządowymi:
     
    a) przygotowywanie projektu programu współpracy z organizacjami pozarządowymi,

    b) przygotowywanie projektu rocznych wykazów zadań publicznych, zlecanych do realizacji przez organizacje pozarządowe,

    c) przygotowywanie i przeprowadzanie konkursów ofert na zlecenie realizacji zadania publicznego przez organizacje pozarządowe, na podstawie ustawy,

    d) realizacja umów z organizacjami pozarządowymi,

    e) rozliczanie zleconych zadań publicznych organizacjom pozarządowym,

    f) kontrola realizacji zleconych zadań i wykorzystania dotacji przez organizacje pozarządowe.
37. Wydawanie zezwoleń na prowadzenie placówek wsparcia dziennego.
38. Koordynacja działań i realizacja polityki Gminy z obszaru zdrowia publicznego oraz budowania społeczeństwa obywatelskiego.
39. Wykonywanie innych zadań wynikających z przepisów szczególnych.

VII. Referat Architektury i Planowania (AP)

1. Przyjmowanie wniosków w sprawie sporządzenia lub zmiany studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego miasta i gminy.
2. Przyjmowanie od zainteresowanych stron wniosków w sprawie sporządzania nowego lub zmiany istniejącego miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego.
3. Prowadzenie procedury prawnej, związanej ze sporządzaniem lub zmianą studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego miasta i gminy.
4. Prowadzenie procedury prawnej, związanej ze sporządzaniem nowego lub zmianą istniejącego miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego.
5. Współdziałanie w opracowywaniu, uzgadnianiu, opiniowaniu i zatwierdzaniu studiów oraz planów zagospodarowania przestrzennego miasta i gminy.
6. Dokonywanie okresowej oceny skutków zmian w zagospodarowaniu przestrzennym wynikających z realizacji planu miejscowego.
7. Występowanie o opracowanie lub zmianę studium i planów.
8. Nadzór nad realizacją ustaleń miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego.
9. Organizowanie i uczestnictwo w pracy gminnej komisji urbanistyczno-architektonicznej opiniującej projekty dokumentów planistycznych
10. Opiniowanie projektów wstępnych podziałów nieruchomości.
11. Wspomaganie przygotowania dokumentacyjnego inwestycji komunalnych w zakresie architektury i urbanistyki.
12. Nadzorowanie architektoniczne realizacji inwestycji komunalnych oraz nadzorowanie utrzymania obiektów i terenów publicznych w zakresie architektury.
13. Uzgadnianie lokalizacji, warunków realizacji oraz projektów architektoniczno - budowlanych i planistycznych przedsięwzięć, istotnych dla przestrzeni publicznych miasta, w szczególności: pomników, obiektów małej architektury na terenach publicznych, urządzeń reklamowych, nawierzchni dróg, placów, chodników.
14. Współpraca ze stowarzyszeniami, izbami zawodowymi architektów i urbanistów w celu podnoszenia poziomu opracowań planistycznych, architektonicznych i nowych rozwiązań w budownictwie.
15. Współdziałanie z Wojewódzką Służbą Ochrony Zabytków i otrzymywanie informacji z rejestru zabytków.
16. Opracowanie programu opieki nad zabytkami i sprawozdawczość w tym zakresie.
17. Prowadzenie gminnej ewidencji zabytków nieruchomych.
18. Zgłaszanie właściwemu konserwatorowi zabytków, obiektów zasługujących do wciągnięcia w rejestr zabytków.
19. Opracowywanie i aktualizacja Strategii Rozwoju Gminy Janów Lubelski i innych dokumentów związanych z rozwojem strategicznym gminy oraz  programów operacyjnych, w tym Wieloletniego Programu Inwestycyjnego.
20. Infrastruktura Informacji Przestrzennej.
21. Internetowy System Informacji Przestrzennej Gminy Janów Lubelski.

VIII. Referat Promocji i Rozwoju (PR)

1. Opracowywanie i prowadzenie katalogu ofert dla potencjalnych inwestorów, a w tym:
    
   a) stały monitoring wolnych terenów i obiektów inwestycyjnych z terenu gminy  i ich aktualizacja,

   b) nawiązywanie kontaktów z oferentami i podpisywanie stosownych umów o współpracy w zakresie promocji terenów i obiektów,

   c) dokumentacja terenów i obiektów inwestycyjnych, w szczególności pozostających w zasobach gminy – w formie map, planów, grafik i fotografii,

   d) opracowywanie prezentacji multimedialnych terenów i obiektów inwestycyjnych, w szczególności pozostających w zasobach gminy,

   e) uzupełnianie internetowych baz ofert inwestycyjnych, udostępnianych przez partnerów zewnętrznych,

   f) uzupełnienie własnych stron www o dane dotyczące wolnych terenów inwestycyjnych,
2. Nawiązanie kontaktów i analiza możliwości współpracy z potencjalnymi inwestorami krajowymi i zagranicznymi, w szczególności poprzez dystrybucję materiałów zawierających oferty inwestycyjne oraz marketing bezpośredni.
3. Tworzenie, prowadzenie i bieżąca aktualizacja banku informacji gospodarczych o gminie, w szczególności przygotowywanie opracowań branżowych dla branż docelowych.
4. Organizacja i prowadzenie bezpośrednich prezentacji ofert inwestycyjnych potencjalnemu inwestorowi.
5. Monitoring postępów wdrażania Strategii Przyciągania Inwestora oraz spełniania statusu Gminy Przyjaznej Inwestorowi, w szczególności prowadzenie Punktu Obsługi Inwestora.
6. Opracowywanie i aktualizacja dokumentów programowych i planistycznych  Gminy, w szczególności:
    
   - Strategii Przyciągania Inwestora,

   - Strategii Marki Janów Lubelski – Zoom Natury,

   - Programu Pomocy Publicznej dla Przedsiębiorców.
7. Inicjowanie programów i projektów o znaczeniu rozwojowym, w szczególności w dziedzinie turystyki i rozwoju przedsiębiorczości, aplikowanie o dotacje i inne środki pomocowe.
8. Opracowanie informacji o Gminie, kierunkach rozwoju oraz potrzebach inwestycyjnych, jak również upowszechnianie ich w kraju i za granicą, w formie folderów, ulotek, biuletynów i innych wydawnictw promocyjnych.
9. Koordynacja prac wydawniczych urzędu, współpraca z agencjami reklamowymi i wydawniczymi, przy wydawaniu opracowań własnych oraz współuczestnictwo w projektach wspólnych.
10. Opracowywanie materiałów promocyjnych Urzędu Miejskiego – papiery firmowe, wizytówki, kalendarze, pakiety promocyjne.
11. Współpraca przy opracowywaniu koncepcji rozwoju systemu informacji miejskiej, w szczególności oznakowania miejsc atrakcyjnych turystycznie wspólnie z Referatami Architektury i Planowania oraz Ochrony Środowiska i Logistyki.
12. Opracowywanie koncepcji oznakowania terenów inwestycyjnych wspólnie z Referatami Architektury i Planowania oraz Ochrony Środowiska i Logistyki.
13. Opracowywanie koncepcji stosowania symboli i znaków Gminy, w szczególności herbu i pieczęci, a także znaku turystycznego, i innych znaków promocyjnych.
14. Prezentacja dokonań i zamierzeń Gminy w środowisku lokalnym, w kraju i za granicą, w formie spotkań oraz prezentacji bezpośrednich.
15. Organizowanie, współorganizowanie i uczestnictwo w lokalnych, krajowych, a także zagranicznych imprezach promocyjnych i gospodarczych (targi, konkursy, pokazy, sympozja, seminaria, itp.).
16. Obejmowanie imprez mających znaczenie promocyjne, patronatem Burmistrza Janowa Lubelskiego.
17. Zbieranie i opracowywanie informacji o pracy Burmistrza, jednostek Urzędu i jednostek organizacyjnych Gminy oraz przekazywanie tych informacji do mediów lokalnych i regionalnych.
18. Realizacja serwisu fotograficznego Urzędu Miejskiego i Gminy.
19. Prowadzenie gminnego portalu internetowego.
20. Koordynacja prac zespołu redakcyjnego Gazety Janowskiej.
21. Współpraca z merytorycznymi jednostkami Urzędu Miejskiego i Gminy przy realizacji wszelkich form promocji, prowadzonej w poszczególnych dziedzinach działalności.
22. Zbieranie materiałów prasowych na temat działań własnych.
23. Opracowywanie kompleksowych programów współpracy z zagranicą, promocji Gminy, kontaktach z podmiotami krajowymi i zagranicznymi oraz realizowanie współpracy z zagranicą, w tym:
     
    a) przygotowywanie projektów porozumień o współpracy z władzami miast i instytucjami zagranicznymi, z którymi Gmina zamierza podjąć współpracę,

    b) tłumaczenie korespondencji oraz opracowań tematycznych,

    c) przygotowywanie wyjazdów za granicę, polskich delegacji i przyjazdów do Gminy zagranicznych delegacji,

    d) podtrzymywanie związków i wymiana informacji z miastami zaprzyjaźnionymi.
24. Współpraca ze stowarzyszeniami, organizacjami i instytucjami zewnętrznymi w zakresie zadań referatowych.
25. Analiza potrzeb w zakresie sprzętu i oprogramowania komputerowego stanowisk pracy.
26. Szkolenie pracowników w zakresie zastosowania komputerów i wykorzystania programów.
27. Nadzór nad prawidłową eksploatacją i wykorzystaniem komputerów.
28. Administrowanie siecią informatyczną i telefoniczną oraz bazami danych w Urzędzie, z uwzględnieniem ochrony zasobów przed nieuprawnionym dostępem.
29. Prowadzenie analizy eksploatowanych systemów informatycznych i systemów telefonicznych.
30. Analiza potrzeb oraz planowanie rozwoju oprogramowania.
31. Monitorowanie zgodności realizacji usług i dostaw z warunkami umowy.
32. Nadzór nad eksploatacją oprogramowania:
     
    a) zarządzanie dostępem do oprogramowania,

    b) wsparcie użytkowników w zakresie eksploatacji,

    c) koordynacja i nadzór nad modyfikacjami wykonywanymi przez firmy zewnętrzne,

    d) dbałość o spójność przetwarzanych danych.
33. Administrowanie serwerami, bazami danych Urzędu Miejskiego, wykonywanie kopii bezpieczeństwa.
34. Zarządzanie dostępem do Internetu.
35. Administrowanie miejską siecią bezprzewodową.
36. Zapewnienie ochrony zasobów informacyjnych znajdujących się w sieci Urzędu Miejskiego.
37. Administrowanie Biuletynem Informacji Publicznej.
38. Wdrażanie i utrzymanie podpisu elektronicznego.
39. Nadzór nad eksploatacją sprzętu komputerowego - utrzymanie ciągłości pracy stacji roboczych.
40. Nadzór nad wykonywaniem usług gwarancyjnych i serwisu pogwarancyjnego sprzętu komputerowego oraz urządzeń peryferyjnych.
41. Prowadzenie ewidencji sprzętu i oprogramowania zgodnie z obowiązującymi przepisami.
42. Aktualizacja Polityki Bezpieczeństwa Informacji oraz Instrukcji Zarządzania Systemem Informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych.
43. Realizacja zadań związanych z administrowaniem bezpieczeństwa informacji i administrowaniem systemów informatycznych.
44. Prowadzenie rejestru Gminnych instytucji kultury.
45. Administrowanie systemem alarmowym oraz systemem monitoringu wizyjnego w siedzibie Urzędu Miejskiego.

IX. Urząd Stanu Cywilnego (USC)

1. Sporządzanie aktów urodzeń, małżeństw i zgonów w księgach stanu cywilnego.
2. Wydawanie z ksiąg stanu cywilnego odpisów skróconych, zupełnych i wielojęzycznych.
3. Przyjmowanie:
    
   a) oświadczeń o uznaniu ojcostwa,

   b) oświadczeń małżonków o nadaniu nazwiska dziecku męża/matki,

   c) oświadczeń o zmianie imion dziecka w ciągu 6 m-cy od daty sporządzenia aktu urodzenia,

   d) zgłoszeń do protokołu urodzenia dziecka w miejscu zamieszkania rodziców,

   e) oświadczeń małżonka rozwiedzionego o powrocie do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa (w ciągu 3 m-cy od daty uprawomocnienia się wyroku),

   f) pisemnych zapewnień o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa,

   g) w uroczystej formie oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński.
4. Wydawanie zaświadczeń o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa za granicą.
5. Wydawanie zaświadczeń o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa przed duchownym.
6. Wydawanie decyzji w zakresie:
    
   a) miesięcznego okresu oczekiwania na zawarcie związku małżeńskiego,

   b) prostowania, uzupełniania i odtwarzania aktów stanu cywilnego, na wniosek osób zainteresowanych lub z urzędu,

   c) wpisywania do polskich ksiąg stanu cywilnego aktów sporządzonych za granicą. 
7. Zakładanie, aktualizacja i przechowywanie akt zbiorowych urodzeń, małżeństw i zgonów, prowadzenie skorowidzów do ksiąg stanu cywilnego.
8. Załatwianie podań i wniosków wpływających od instytucji państwowych, placówek dyplomatycznych i osób fizycznych.
9. Nanoszenie przypisków i wzmianek dodatkowych na podstawie informacji przekazywanych przez inne Urzędy Stanu Cywilnego, decyzji administracyjnych, orzeczeń sądowych.
10. Sprawdzanie i potwierdzanie danych na wniosku o wydanie dowodu osobistego.
11. Przekazywanie informacji o zmianach stanu cywilnego do ewidencji ludności oraz innych Urzędów Stanu Cywilnego.
12. Prowadzenie postępowania administracyjnego i wydawanie decyzji w sprawach zmiany imienia i nazwiska.
13. Organizowanie uroczystości z okazji długoletniego pożycia małżeńskiego.
14. Tworzenie elektronicznej bazy danych aktów stanu cywilnego.
15. Prowadzenie archiwum aktów stanu cywilnego.
16. Prowadzenie rejestru opłaty skarbowej.

X. Straż Miejska (SM)

1. Czuwanie nad porządkiem i kontrola ruchu drogowego – w zakresie określonym w przepisach o ruchu drogowym.
2. Zabezpieczenie miejsca przestępstwa, katastrofy lub innego podobnego zdarzenia albo miejsc zagrożonych takim zdarzeniem przed dostępem osób postronnych lub zniszczeniem śladów i dowodów, do momentu przybycia właściwych służb, a także ustalenie, w miarę możliwości, świadków zdarzenia.
3. Ochrona obiektów komunalnych i urządzeń użyteczności publicznej.
4. Współdziałanie z organizatorami i innymi służbami w ochronie porządku podczas zgromadzeń i imprez publicznych.
5. Doprowadzanie osób nietrzeźwych do izby wytrzeźwień lub miejsca ich zamieszkania, jeżeli osoby te zachowaniem swoim dają powód do zgorszenia w miejscu publicznym, znajdują się w okolicznościach zagrażających ich życiu lub zdrowiu albo zagrażają życiu i zdrowiu innych osób.
6. Informowanie społeczności lokalnej o stanie i rodzajach zagrożeń, a także inicjowanie i uczestnictwo w działaniach mających na celu zapobieganie popełnianiu przestępstw i wykroczeń oraz zjawiskom kryminogennym i współdziałanie w tym zakresie z organami państwowymi, samorządowymi i organizacjami społecznymi.
7. Doraźna kontrola i nadzór nad handlem targowiskowym, prowadzenie dokumentacji z przeprowadzanych kontroli oraz współdziałanie w tym zakresie z Referatem Budżetowo-Podatkowym.

XI. Pełnomocnik ds. Uzależnień (PU)

1. Wdrażanie i propagowanie na terenie Gminy Janów Lubelski ogólnopolskich i regionalnych programów przeciwdziałania i rozwiązywania problemów alkoholowych oraz prowadzenie kampanii profilaktyczno - edukacyjnych.
2. Prowadzenie spraw związanych z działalnością Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych.
3. Przeprowadzanie analizy problemów alkoholowych i stanu zasobów w dziedzinie ich rozwiązywania.
4. Przygotowywanie wspólnie z Gminną Komisją Rozwiązywania Problemów Alkoholowych i przedkładanie Burmistrzowi:
    
   - projektu Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych na dany rok,

   - projektu preliminarza wydatkowania środków na realizację Programu,

   - projektu sprawozdania z realizacji Programu.
5. Ogłaszanie i prowadzenie konkursu ofert na wykonywanie poszczególnych zadań w ramach Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych:
    
   - bieżąca koordynacja i nadzór nad tymi zadaniami,

   - przygotowywanie umów z organizacjami pozarządowymi na zadania realizowane w ramach Miejskiego Programu, kontrola wykorzystania środków przeznaczonych na realizację programów,

   - rozliczanie finansowe zleconych zadań instytucjom i organizacjom pozarządowym oraz własnych, w ramach Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych,

   - udział w posiedzeniach gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych.
6. Planowanie, koordynowanie i inicjowanie działań na rzecz przeciwdziałania narkomanii w Gminie Janów Lubelski.

XII. Stanowisko ds. BHP

1. Okresowej analizy stanu BHP.
2. Stwierdzania zagrożeń zawodowych.
3. Przeprowadzania kontroli warunków pracy oraz przestrzegania przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy w Urzędzie.
4. Bieżącego informowania pracodawcy o stwierdzonych zagrożeniach zawodowych – wraz z wnioskami zmierzającymi do usuwania tych zagrożeń.
5. Przedstawiania Burmistrzowi wniosków dotyczących zachowania wymagań ergonomii na stanowiskach pracy,
6. Opracowania wewnętrznych zarządzeń, regulaminów i instrukcji dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy.
7. Ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz opracowywania wniosków wynikających z badania przyczyn i okoliczności tych wypadków, a także kontroli realizacji wniosków.
8. Rejestracji, kompletowania i przechowywania dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, chorób zawodowych oraz wyników badań środowiska pracy.
9. Udziału w dochodzeniach powypadkowych.
10. Ustalania tematyki i terminów szkoleń z zakresu BHP.
11. Współpracy z organami inspekcji pracy.
12. Dbania o konserwację sprzętu przeciwpożarowego.
13. Ustalania norm przydziału odzieży ochronnej i środków ochrony osobistej.
14. Sporządzania i przedstawiania pracodawcy, na koniec każdego roku kalendarzowego  okresowych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy, zawierających propozycje przedsięwzięć technicznych i organizacyjnych mających na celu zapobieganie zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy.
15. Opracowania szczegółowych instrukcji dotyczących bhp na poszczególnych stanowiskach pracy.

XIII. Samodzielne stanowisko pracy – radca prawny (RP)

1. Wykonywanie obsługi prawnej Rady Miejskiej i Burmistrza.
2. Wykonywanie obsługi prawnej referatów Urzędu oraz jednostek organizacyjnych gminy nie posiadających własnej obsługi prawnej.
3. Interpretacja obowiązującego stanu prawnego w zakresie zadań własnych i zleconych Gminy.
4. Informowanie komórek organizacyjnych Urzędu o zmianach w obowiązującym stanie prawnym dotyczącym samorządu gminnego.
5. Sprawowanie zastępstwa procesowego w postępowaniu sądowym, administracyjnym oraz przed innymi organami orzekającymi.
6. Wykonywanie innych zadań wynikających z przepisów o obsłudze prawnej.

XIV. Stanowisko ds. audytu wewnętrznego/Audytor wewnętrzny (AW)

1. Analiza obszarów ryzyka w zakresie działania jednostek organizacyjnych.
2. Opracowywanie projektów planów audytów komórek organizacyjnych Urzędu, jednostek organizacyjnych oraz podmiotów uzyskujących dotacje z budżetu Gminy.
3. Kontrola obiegu dokumentacji wywołującej skutki finansowe w jednostkach audytowanych.
4. Prowadzenie oceny systemu gromadzenia środków publicznych i dysponowania nimi oraz gospodarowania mieniem.
5. Prowadzenie oceny efektywności i gospodarności w zarządzaniu finansowym, w jednostkach organizacyjnych gminy.
6. Wykonywanie audytów dodatkowych i doraźnych na polecenie przełożonych, i rekontroli wynikających z wniosków poaudytowych.
7. Sporządzanie protokołów z przeprowadzanych audytów.
8. Występowanie do Burmistrza z wnioskami wynikającymi z audytów.
9. Prowadzenie pełnej dokumentacji dotyczącej audytów.

XV. Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych (IN)

1. Wykonywanie zadań wynikających z ustawy o ochronie informacji niejawnych.
2. Zapewnienie ochrony informacji niejawnych.
3. Kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji.
4. Opracowywanie planu ochrony oraz nadzorowanie jego realizacji.
5. Szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych.
6. Przeprowadzanie postępowania sprawdzającego względem pracowników Urzędu.
7. Nadawanie poświadczeń bezpieczeństwa dla klauzuli „zastrzeżone” i „poufne” dla pracowników Urzędu.

XVI. Pełnomocnik ds. Ochrony Danych Osobowych (DO)

1. Nadzór i koordynacja zadań Urzędu Miejskiego w Janowie Lubelskim wynikających z ustawy o ochronie danych osobowych.
2. Aktualizacja oraz bieżący nadzór nad dokumentacją wymaganą przez ustawę oraz przepisy wykonawcze do niej.
3. Organizacja systemu bezpieczeństwa danych osobowych.
4. Nadzór nad wykazem osób, które zostały zapoznane z Ustawą o ochronie danych osobowych, „Polityką Bezpieczeństwa Informacji” oraz „Instrukcją Zarządzania Systemem Informatycznym”.
5. Prowadzenie ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych.
6. Prowadzenie i aktualizacja wykazu zbiorów danych osobowych przetwarzanych w Urzędzie Miejskim.
7. Prowadzenie wykazu pomieszczeń, w których przetwarzane są dane osobowe.
8. Nadzorowanie oraz podejmowanie odpowiednich działań w przypadku wykrycia naruszeń w systemie zabezpieczeń lub podejrzenia naruszenia.
9. Monitorowanie dostępu użytkowników so systemów przetwarzających dane osobowe.
10. Przeciwdziałanie dostępowi osób niepowołanych do systemu, w którym przetwarzane są dane osobowe.
11. Organizowanie szkoleń w zakresie ochrony danych osobowych.
12. Ścisła współpraca z administratorami: Administratorem Systemów Informatycznych oraz z Administratorem Bezpieczeństwa Informacji.

XVII. Administrator Bezpieczeństwa Informacji (ABI)

1. Przygotowywanie na wniosek kierownika komórki organizacyjnej upoważnień użytkowników do przetwarzania danych osobowych.
2. Nadzór nad fizycznym zabezpieczeniem pomieszczeń, w których przetwarzane są dane osobowe.
3. Zapewnienie bezpieczeństwa danych osobowych przetwarzanych w systemach informatycznych.
4. Wykonywanie całokształtu czynności związanych z rejestracją i zgłaszaniem zbiorów danych osobowych Generalnemu Inspektorowi Danych Osobowych.
5. Aktualizacja zgłoszeń i rejestracji zbiorów danych osobowych.
6. Przeciwdziałanie dostępowi osób nieuprawnionych do systemu, w którym przetwarzane są dane osobowe.
7. Ścisła współpraca z Pełnomocnikiem ds. Ochrony Danych Osobowych i Administratorem Systemów Informatycznych.

XVIII. Administrator Systemów Informatycznych (ASI)

1. Nadzór nad naprawami, konserwacją oraz likwidacją urządzeń komputerowych.
2. Zarządzanie hasłami użytkowników.
3. Nadzór nad wykonywaniem kopii awaryjnych i ich przechowywanie.
4. Regularne tworzenie kopii zapasowych zasobów danych osobowych oraz programów służących do ich przetwarzania, a także okresowe sprawdzanie poprawności wykonania kopii zapasowych.
5. Wykonywanie lub nadzór nad wykonywaniem okresowych przeglądów i konserwacji, zgodnie z odrębnymi procedurami, sprzętu IT, systemów informatycznych, aplikacji oraz elektronicznych nośników informacji, na których zapisane są dane osobowe.
6. Kontrola przepływu informacji pomiędzy systemem informatycznym a siecią publiczną oraz kontrola działań inicjowanych z sieci publicznej a systemem informatycznym.
7. Utrzymanie systemu w należytej sprawności technicznej.
8. Ścisła współpraca z Pełnomocnikiem ds. Ochrony Danych Osobowych i Administratorem Bezpieczeństwa Informacji.