Regulamin organizacyjny
2015.05.18Aktualizacja: 2015.05.18, 09:18
Załącznik nr 1 do Zarządzenia Burmistrza Janowa Lubelskiego z dnia 14 września 2012 nr 55/2012 Regulamin organizacyjny Urzędu Miejskiego w Janowie Lubelskim
REGULAMIN ORGANIZACYJNY URZĘDU MIEJSKIEGO W JANOWIE LUBELSKIM
Rozdział I
Postanowienia ogólne
§ 1
- Regulamin Organizacyjny, zwany dalej Regulaminem, określa organizację i zasady funkcjonowania Urzędu Miejskiego w Janowie lubelskim.
- Urząd Miejski w Janowie Lubelskim działa na podstawie:
1) ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity: Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.),
2) ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458),
3) Statutu Gminy Janów Lubelski,
4) Statutu Urzędu Miejskiego w Janowie Lubelskim,
5) niniejszego Regulaminu,
6) innych przepisów prawnych oraz wewnętrznych aktów prawnych wydawanych przez Burmistrza.
§ 2
Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
1) „Regulaminie” - należy przez to rozumieć Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Janowie lubelskim;
2) „Urzędzie” - należy przez to rozumieć Urząd Miejski w Janowie Lubelskim;
3) „Radzie Miejskiej” - należy przez to rozumieć Radę Miejską w Janowie Lubelskim;
4) „Kierownictwie Urzędu” - należy przez to rozumieć Burmistrza Janowa Lubelskiego, Zastępcę Burmistrza, Sekretarza Gminy i Skarbnika Gminy;
5) „Burmistrzu” - należy przez to rozumieć Burmistrza Janowa Lubelskiego;
6) „Zastępcy Burmistrza” - należy przez to rozumieć Zastępcę Burmistrza Janowa Lubelskiego;
7) „Sekretarzu Gminy” - należy przez to rozumieć Sekretarza Gminy Janów Lubelski;
8) „Skarbniku Gminy” - należy przez to rozumieć Skarbnika Gminy Janów Lubelski;
9) „Komórkach organizacyjnych Urzędu” - należy przez to rozumieć Referaty oraz inne komórki organizacyjne równorzędne Referatowi.
§ 3
- Urząd wykonuje zadania własne gminy, wynikające z ustawy o samorządzie gminnym oraz określone ustawami szczególnymi, Statutem Gminy, uchwałami Rady Miejskiej i Zarządzeniami Burmistrza. Realizuje ponadto zadania zlecone, przekazywane gminie z mocy ustawy oraz na podstawie zawartych porozumień.
- Urząd jest pracodawcą w rozumieniu art. 3 Kodeksu pracy i pracodawcą samorządowym w rozumieniu art. 7 ustawy o pracownikach samorządowych.
- Urząd działa na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego, aktów prawnych wydawanych przez Radę Miejską oraz Burmistrza, w szczególności Statutu Gminy, Statutu Urzędu oraz niniejszego Regulaminu.
Rozdział II
Zasady i cele funkcjonowania Urzędu
§ 4
Funkcjonowanie Urzędu opiera się na zasadzie jednoosobowego kierownictwa, służbowego podporządkowania, podziału czynności służbowych i indywidualnej odpowiedzialności za wykonanie powierzonych zadań.
§ 5
- Burmistrz jest kierownikiem Urzędu i zwierzchnikiem służbowym wszystkich pracowników Urzędu oraz kierowników jednostek organizacyjnych Gminy.
- Z zastrzeżeniem przepisów szczególnych, Burmistrz dokonuje czynności w sprawach z zakresu prawa pracy w stosunku do pracowników Urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych.
- Do realizacji zadań, o których mowa w ust. 2, Burmistrz może upoważnić Zastępcę Burmistrza lub Sekretarza Gminy.
§ 6
- W swoich działaniach Urząd kieruje się zasadami praworządności, prawdy obiektywnej, czynnego udziału stron w postępowaniu oraz uwzględnia interes społeczny i słuszny interes stron, zapewnia terminowe i profesjonalne prowadzenie spraw.
- Urząd w sposób ciągły doskonali swoją organizację, stwarza warunki dla podnoszenia kwalifikacji pracowników, zapewnia efektywne działanie przy wykorzystaniu technik informatycznych, poprawia komunikację wewnętrzną i zewnętrzną.
§ 7
- Pracownicy Urzędu, realizując powierzone im zadania, kierują się zasadami etyki i praworządności, dobro publiczne przedkładają nad interesy własne. Są bezstronni w wykonywaniu zadań i obowiązków, szanują prawo obywateli do informacji, zapewniając w granicach prawem przewidzianych, jawność prowadzonych postępowań.
- Pracownicy Urzędu respektują zakaz wykonywania prac lub podejmowania zajęć, które kolidują z obowiązkami służbowymi.
- Zasady postępowania oraz standardy zachowania pracowników Urzędu, związanych z pełnieniem przez nich obowiązków służbowych określa Kodeks Etyczny Pracowników Urzędu Miejskiego w Janowie Lubelskim.
§ 8
- Z zastrzeżeniem wyjątków wynikających z ustaw, Urząd zapewnia każdemu dostęp do informacji publicznej związanej z jego działalnością i działalnością organów Gminy.
- Udostępnianie informacji publicznej i dokumentów urzędowych odbywa się w oparciu o powszechnie obowiązujące przepisy, z uwzględnieniem trybu postępowania obowiązującego w Urzędzie, określonego odrębnym zarządzeniem.
- Podstawą informacji o działalności Urzędu i organów Gminy jest Biuletyn Informacji Publicznej.
- Urząd przestrzega zasad i trybów określonych w przepisach prawa powszechnie obowiązującego w zakresie ochrony danych osobowych, prawa do prywatności i tajemnic prawnie chronionych.
§ 9
- Urząd prowadzi gospodarkę finansową z zachowaniem zasad określonych w ustawie o finansach publicznych, uchwałach Rady oraz zarządzeniach Burmistrza.
- Podstawowym instrumentem zarządzania finansami jest budżet Gminy.
- Gospodarując środkami publicznymi Urząd zapewnia ich wydatkowanie w sposób celowy i oszczędny, dążąc do uzyskania możliwie najlepszych efektów.
- Przy konstruowaniu budżetu Urząd kieruje się Strategią Rozwoju Gminy Janów Lubelski, Wieloletnim Programem Inwestycyjnym oraz możliwościami stwarzanymi przez fundusze Unii Europejskiej.
- Przy wszystkich czynnościach prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań finansowych Gminy, bezwzględnie wymagana jest kontrasygnata Skarbnika lub osoby przez niego upoważnionej.
§ 10
- Urząd prowadzi gospodarkę finansową na zasadach określonych dla jednostek budżetowych.
- Działalność Urzędu jest finansowana z budżetu Gminy.
§ 11
- Przy załatwianiu spraw z zakresu administracji samorządowej stosuje się postanowienia Kodeksu postępowania administracyjnego, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej.
- Czynności biurowe i kancelaryjne regulowane są postanowieniami instrukcji kancelaryjnej.
Rozdział III
Zasady kierowania Urzędem
§ 12
- Kierownikiem Urzędu jest Burmistrz.
- Burmistrz kieruje pracą Urzędu przy pomocy Zastępcy Burmistrza, Sekretarza Gminy i Skarbnika Gminy.
- Burmistrz w drodze zarządzenia może powierzyć członkom Kierownictwa Urzędu prowadzenie określonych spraw Gminy oraz nadzór nad komórkami organizacyjnymi Urzędu oraz jednostkami organizacyjnymi.
- W czasie nieobecności Burmistrza jego obowiązki pełni Zastępca Burmistrza.
- Zastępca Burmistrza, Sekretarz Gminy i Skarbnik Gminy współuczestniczą w kierowaniu Urzędem w zakresie określonym w ustawach, przepisach wykonawczych, niniejszym Regulaminie i upoważnieniach Burmistrza.
§ 13
Zastępca Burmistrza, Sekretarz Gminy i Skarbnik Gminy przy wykonywaniu swoich kompetencji i zadań działają w granicach określonych w drodze odrębnych zarządzeń Burmistrza oraz imiennych pełnomocnictw i upoważnień.
§ 14
1. Do zadań Burmistrza należą wszelkie czynności związane z kierowaniem Urzędem.
2. Do zakresu zadań Burmistrza należy w szczególności:
1) kierowanie bieżącymi sprawami Gminy i reprezentowanie jej na zewnątrz,
2) planowanie rozwoju Gminy,
3) przedkładanie Radzie Miejskiej projektów uchwał,
4) udzielanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych,
5) okresowe zwoływanie narad z udziałem kierowników poszczególnych jednostek organizacyjnych, w celu uzgadniania ich współdziałania i realizacji celów i zadań,
6) podejmowanie czynności w sprawach z zakresu prawa pracy,
7) przyjmowanie oświadczeń o stanie majątkowym,
8) analiza oświadczeń majątkowych złożonych przez zobowiązane do tego osoby,
9) upoważnianie Zastępcy lub innych pracowników Urzędu do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej,
10) rozpatrywanie skarg i wniosków w sprawach działalności Urzędu,
11) nadzór nad polityką informacyjną w Urzędzie.
3. Burmistrz kieruje Urzędem na zasadzie jednoosobowego kierownictwa, między innymi poprzez wydawanie zarządzeń oraz poleceń służbowych.
4. Burmistrz sprawuje bezpośredni nadzór nad pracą:
1) Zastępcy Burmistrza,
2) Sekretarza Gminy,
3) Skarbnika Gminy,
4) Radcy Prawnego,
5) Audytora wewnętrznego,
6) Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych,
7) Pełnomocnika ds. Uzależnień,
8) Stanowiska ds. Bezpieczeństwa i Higieny Pracy,
9) Asystenta Burmistrza,
10) Doradcy Burmistrza,
11) Pełnomocnika ds. Ochrony danych osobowych.
§ 15
1. Do zadań Zastępcy Burmistrza należy w szczególności:
1) nadzór nad jednostkami organizacyjnymi, realizującymi zadania z zakresu oświaty,
2) nadzór nad utrzymaniem i remontami budynków, budowli, urządzeń i dróg miejskich,
3) nadzór nad ochroną środowiska,
4) zarządzanie drogami i mostami,
5) gospodarka wodna, rolnictwo, leśnictwo i zieleń miejska,
6) nadzór nad polityką dotyczącą najmu lokali komunalnych,
7) nadzór nad działalnością jednostek organizacyjnych oraz spółką komunalną realizujących zadania związane z gospodarką komunalną,
8) nadzór nad sprawnym funkcjonowaniem infrastruktury Gminy,
9) koordynowanie przestrzegania w Urzędzie zasad obowiązujących przy udzielaniu zamówień publicznych,
10) nadzór nad zadaniami z zakresu sportu i rekreacji,
11) realizowanie zadań z zakresu obronności i zarządzania kryzysowego,
12) nadzór nad planowaniem, przygotowywaniem i prowadzeniem inwestycji Gminnych,
13) planowanie przestrzenne,
14) gospodarowanie mieniem komunalnym.
2. Zastępca Burmistrza sprawuje bezpośredni nadzór nad pracą:
1) Kierownika Referatu Ochrony Środowiska i Logistyki,
2) Kierownika Referatu Gospodarki Przestrzennej i Gruntami,
3) Kierownika Referatu Planowania i Realizacji Inwestycji,
4) Kierownika Referatu Architektury i Planowania,
5) Komendanta Straży Miejskiej,
6) Dyrektora Miejskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji,
7) Dyrektora Zakładu Szkół i Obsługi Przedszkoli,
8) Dyrektora Zakładu Gospodarki Komunalnej,
9) Dyrektorów Szkół i Przedszkoli.
§ 16
1. Sekretarz Gminy wykonuje zadania w zakresie zapewnienia sprawnego działania Urzędu.
2. Do zadań Sekretarza Gminy należy w szczególności:
1) ustalanie szczegółowych zasad organizacji pracy Urzędu i realizacji polityki personalnej,
2) kształtowanie sprawnego systemu komunikacji wewnętrznej oraz zapewnienie właściwego obiegu informacji,
3) zapewnienie warunków materialno-technicznych dla działalności Urzędu,
4) rozwijanie i koordynowanie procesu informatyzacji Urzędu,
5) nadzór nad funduszem socjalnym Urzędu, którego zasady gospodarowania określa odrębne zarządzenie,
6) zapewnienie prawidłowego przebiegu obsługi prawnej w Urzędzie,
7) koordynowanie działalności komórek organizacyjnych Urzędu oraz organizowanie ich współpracy,
8) rozstrzyganie sporów kompetencyjnych pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi Urzędu,
9) koordynowanie czynności związanych z organizacją wyborów, referendów, konsultacji społecznych i spisów powszechnych,
10) organizowanie systemu kontroli zarządczej w Urzędzie,
11) koordynowanie działań związanych z prawidłową realizacja spraw obywatelskich,
12) wydawanie decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej w zakresie upoważnień udzielonych przez Burmistrza,
13) nadzór nad prowadzeniem spraw związanych z ewidencją działalności gospodarczej,
14) kształtowanie polityki w zakresie realizacji i rozwiązywania spraw społecznych,
15) nadzór nad prowadzeniem spraw związanych ze współpracą z organizacjami pozarządowymi,
16) zapewnienie zgodności działania Urzędu z obowiązującymi przepisami prawa,
17) nadzór nad wykonaniem uchwał Rady Miejskiej,
18) nadzór nad wykonaniem Zarządzeń Burmistrza,
19) inicjowanie i tworzenie warunków do podnoszenia kwalifikacji pracowników samorządowych,
20) kontrola nad przestrzeganiem dyscypliny pracy w Urzędzie,
21) wydawanie zaświadczeń i poświadczeń urzędowych,
22) inicjowanie i wspieranie współpracy gospodarczej Gminy z krajowymi i zagranicznymi jednostkami gospodarczymi,
23) wspieranie przedsiębiorczości.
3. Przy wykonywaniu swoich kompetencji i zadań Sekretarz Gminy działa w granicach określonych imiennymi pełnomocnictwami i upoważnieniami udzielonymi przez Burmistrza.
4. Sekretarz Gminy sprawuje bezpośredni nadzór nad pracą:
1) Referatu Organizacyjno-Administracyjnego,
2) Kierownika Referatu Spraw Społecznych i Obywatelskich,
3) Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego,
4) Kierownika Referatu Promocji i Rozwoju,
5) Dyrektora Janowskiego Ośrodka Kultury,
6) Dyrektora Muzeum Regionalnego,
7) Dyrektora Miejskiej i Powiatowej Biblioteki Publicznej,
8) Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej.
§ 17
1. Skarbnik Gminy jest głównym księgowym budżetu Gminy i wykonuje zadania w zakresie gospodarki finansowej Gminy .
2. Do zadań Skarbnika należy w szczególności:
1) planowanie potrzeb finansowych Gminy,
2) opracowywanie projektów budżetu Gminy,
3) opracowanie i analiza zbiorczych sprawozdań z wykonania budżetu,
4) kontrasygnowanie oświadczeń woli mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych,
5) opiniowanie projektów uchwał Rady Miejskiej i zarządzeń Burmistrza w sprawach dotyczących zobowiązań finansowych,
6) nadzór nad gospodarką finansową i wykonaniem budżetu Gminy,
7) wydawanie decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu finansów, w zakresie upoważnień udzielonych przez Burmistrza,
8) współpraca z organami podatkowymi, bankami i organami nadzoru finansowego, oraz koordynacja kontroli w miejskich jednostkach organizacyjnych,
9) wykonywanie innych zadań powierzonych przez Burmistrza.
3. Skarbnik Gminy sprawuje nadzór finansowy nad działalnością Urzędu i jednostek organizacyjnych.
4. Zadania Skarbnika Gminy jako głównego księgowego budżetu Gminy wynikają z odpowiednich ustaw i przepisów wykonawczych.
5. Przy wykonywaniu innych kompetencji i zadań powierzonych przez Burmistrza, Skarbnik Gminy działa w granicach określonych imiennymi pełnomocnictwami i upoważnieniami.
6. Skarbnik Gminy sprawuje bezpośredni nadzór nad pracą Referatu Budżetowo - Podatkowego.
Rozdział IV
Organizacja wewnętrzna Urzędu
§ 18
Czas pracy Urzędu jest ustalony przez Burmistrza, na zasadach określonych w odrębnym zarządzeniu.
§ 19
W Urzędzie tworzy się następujące komórki organizacyjne:
1) referaty,
2) samodzielne stanowiska pracy.
§ 20
- Graficzny schemat organizacyjny Urzędu wraz symbolami literowymi komórek zawiera załącznik Nr 1 do Regulaminu.
- Wykaz zadań realizowanych przez komórki organizacyjne Urzędu zawiera załącznik Nr 2 do Regulaminu.
- Szczegółową strukturę Urzędu Miejskiego w Janowie Lubelskim wraz z etatami zawiera załącznik Nr 3 do Regulaminu.
§ 21
- W Urzędzie obowiązuje zasada jednoosobowego kierownictwa i hierarchicznego podporządkowania.
- Referatem kieruje Kierownik Referatu.
- Urzędem Stanu Cywilnego kieruje Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego.
- Strażą Miejską kieruje Komendant Straży.
§ 22
- Do rozwiązania szczególnych problemów związanych z funkcjonowaniem Gminy Burmistrz może powołać w drodze zarządzenia zespoły zadaniowe. W skład zespołów zadaniowych mogą wchodzić pracownicy Urzędu oraz osoby spoza Urzędu.
Rozdział V
Zadania wspólne
§ 23
1. Do zadań wspólnych komórek organizacyjnych Urzędu należy w szczególności:
1) kształtowanie strategii i polityki w zakresie realizacji zadań gminy,
2) podejmowanie czynności z zakresu koordynacji i nadzoru nad działaniami podległych pracowników,
3) opracowywanie propozycji do projektu budżetu, w części dotyczącej komórki organizacyjnej,
4) przygotowywanie okresowych ocen, analiz, informacji i sprawozdań z realizacji zadań,
5) przygotowywanie dokumentów, w sprawach objętych zakresem działania, a w szczególności projektów uchwał Rady Miejskiej i zarządzeń Burmistrza, a także dokumentów, które mogą spowodować powstanie zobowiązań finansowych Gminy,
6) kształtowanie polityki personalnej we współpracy z Referatem Organizacyjno-Administracyjnym, w tym:
a) ustalanie szczegółowego zakresu czynności pracowników,
b) nadzorowanie przestrzegania przez pracowników przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych,
c) kontrolowanie przestrzegania przez podległych pracowników dyscypliny pracy, zachowań etycznych,
d) ocena pracowników komórki organizacyjnej oraz składanie wniosków w sprawie ich awansowania, nagradzania lub pociągnięcia do odpowiedzialności,
e) wnioskowanie o udzielenie urlopów wypoczynkowych,
7) udzielanie informacji publicznej w zakresie zadań komórki organizacyjnej,
8) nadzór nad przestrzeganiem zasad dotyczących ochrony danych osobowych i tajemnic prawnie chronionych,
9) przeciwdziałanie występowaniu w podległej komórce organizacyjnej negatywnych zjawisk z zakresu stosunków międzyludzkich, takich jak mobbing, czy dyskryminacja oraz niezwłoczne wyjaśnianie wszelkich przypadków wskazujących na jego występowanie,
10) współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Urzędu.
2. W ramach swych zadań kierownicy komórek organizacyjnych zobowiązani są do:
1) zgodnego z prawem i terminowego realizowania zadań komórki organizacyjnej,
2) załatwiania indywidualnych spraw z zakresu administracji publicznej w zakresie udzielonych upoważnień,
3) opracowywania programów operacyjnych i zadań w formie projektów, stanowiących realizację Strategii Rozwoju Gminy i innych dokumentów związanych z rozwojem strategicznym gminy oraz programów operacyjnych, w tym Wieloletniego Programu Inwestycyjnego, a także współdziałania z komórkami organizacyjnymi Urzędu oraz z jednostkami organizacyjnymi w zakresie ich wdrażania,
4) wykonywania zadań z zakresu spraw obronnych, ochrony ludności i zarządzania kryzysowego,
5) przygotowywania projektów odpowiedzi na interpelacje radnych, pytania komisji Rady Miejskiej oraz rozpatrywania i załatwiania wniosków zgłaszanych przez komisje Rady Miejskiej,
6) przygotowywania projektów odpowiedzi na wnioski i skargi zgłaszane przez mieszkańców,
7) udzielanie informacji publicznej w sprawach związanych z działaniem komórki organizacyjnej,
8) opracowywania materiałów na sesje Rady Miejskiej i komisje Rady Miejskiej,
9) uczestniczenia w sesjach Rady Miejskiej i posiedzeniach jej komisji,
10) przygotowywania projektów uchwał i zarządzeń oraz umów zawieranych z innymi podmiotami w zakresie merytorycznej właściwości Referatu,
11) współdziałania z innymi komórkami organizacyjnymi w celu wymiany informacji niezbędnych do realizacji zadań,
12) uzyskiwania opinii i informacji niezbędnych do załatwiania spraw z uwzględnieniem kompetencji członków Kierownictwa Urzędu,
13) realizacja kontroli zarządczej,
14) wykonywania zadań wynikających z przepisów powszechnie obowiązujących, przepisów wewnętrznych i poleceń przełożonych.
3. Kierownicy komórek organizacyjnych odpowiadają za:
1) skuteczne, sprawne i zgodne z prawem realizowanie zadań przypisanych referatowi,
2) realizację uchwał Rady Miejskiej, zarządzeń i poleceń służbowych Burmistrza,
3) właściwe zabezpieczenie dokumentów zawierających tajemnicę ustawowo chronioną oraz powierzonych pieczęci urzędowych,
4) właściwe gospodarowanie powierzonym mieniem,
5) właściwe planowanie potrzeb i racjonalne wykorzystanie przydzielonego budżetu,
6) kulturalną obsługę klientów w Referacie,
7) skuteczną ochronę danych osobowych prowadzonych przez Referat.
5. W razie nieobecności lub niedyspozycji kierownika komórki organizacyjnej czynności należące do jego zadań wykonuje pracownik wskazany przez kierownika komórki. W przypadku braku takiego wskazania lub nieobecności pracownika wskazanego - pracownik Urzędu wyznaczony imiennie przez Burmistrza lub Sekretarza Gminy.
§ 24
Kierownicy komórek organizacyjnych podejmują działania i prowadzą sprawy z upoważnienia Burmistrza, które zgodnie z obowiązującymi przepisami należą do zadań własnych Gminy oraz zleconych z zakresu administracji rządowej.
Rozdział VI
Zasady udzielania pełnomocnictw i upoważnień
§ 25
W określonych przepisami prawa przypadkach, wynikających z realizowanych zadań i czynności - pracownikom Urzędu, mogą zostać udzielone upoważnienia lub pełnomocnictwa Burmistrza, do realizacji określonych czynności i załatwiana spraw.
§ 26
- Upoważnienie Burmistrza wydawane jest na podstawie ustawy o samorządzie gminnym, a także przepisów prawa miejscowego, nakładających na Burmistrza obowiązki i uprawnienia.
- Pełnomocnictwo Burmistrza wydawane jest na podstawie przepisów Kodeksu cywilnego oraz przepisów z zakresu administracji publicznej.
§ 27
Upoważnienia do składania oświadczeń woli w zakresie praw i obowiązków majątkowych Burmistrza otrzymuje Zastępca Burmistrza wraz z Sekretarzem Gminy .
§ 28
- Rejestr pełnomocnictw i upoważnień prowadzi Referat Organizacyjno-Administracyjny.
- Kopię udzielonego pełnomocnictwa lub upoważnienia oraz dokument o ich cofnięciu włącza się do akt osobowych pracownika.
Rozdział VII
Zasady podpisywania pism, decyzji i innych aktów
§ 29
Szczegółowe zasady podpisywania pism, decyzji i innych aktów określa odrębne zarządzenie.
§ 30
Za przygotowanie projektu dokumentu przedstawianego do podpisu Burmistrzowi odpowiada kierownik komórki organizacyjnej prowadzącej sprawę.
Rozdział VIII
Obieg dokumentów w Urzędzie
§ 31
- Czynności o charakterze przygotowawczym i techniczno-kancelaryjnym wykonują komórki organizacyjne Urzędu we własnym zakresie.
- Sekretariat Urzędu jest stałym punktem wymiany korespondencji przeznaczonej do obiegu wewnętrznego.
- Obieg dokumentów finansowo-księgowych określa instrukcja opracowana przez Skarbnika Gminy i wprowadzona przez Burmistrza w drodze odrębnego zarządzenia.
- W komunikacji wewnętrznej można wykorzystywać drogę elektroniczną przekazywania informacji oraz dokumentów.
Rozdział IX
Organizacja i zasady wykonywania instytucjonalnej kontroli wewnętrznej
§ 32
1. Kontrola wewnętrzna obejmuje całość działalności Urzędu oraz jednostek organizacyjnych.
2. Kontrolę wewnętrzną przeprowadza się pod względem legalności, gospodarności, celowości i rzetelności.
3. System kontroli wewnętrznej obejmuje:
1) samokontrolę,
2) kontrolę funkcjonalną,
3) kontrolę instytucjonalną.
4. Kontrola wewnętrzna ma na celu ustalenie stanu faktycznego w zakresie kontrolowanej działalności, rzetelne jego udokumentowanie i dokonanie oceny kontrolowanej działalności, a także sformułowanie stosownych wniosków, w tym w szczególności w zakresie:
1) gromadzenia i wydatkowania środków publicznych,
2) gospodarowania mieniem,
3) stanu zorganizowania i sprawności organizacyjnej,
4) realizacji celów i zadań.
5. Kontroli i oceny działalności komórek organizacyjnych Urzędu dokonuje Burmistrz za pośrednictwem Kierownictwa Urzędu oraz innych pracowników przez siebie upoważnionych.
6. Kontrolę funkcjonalną i instytucjonalną odnośnie całości działalności Urzędu oraz jednostek organizacyjnych wykonuje Burmistrz.
7. Szczegółowe zasady organizacji i przeprowadzania kontroli wewnętrznej określa odrębne zarządzenie Burmistrza.
Rozdział X
Zasady i tryb przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania indywidualnych spraw klientów, skarg i wniosków.
§ 33
1. Sprawy skierowane do Urzędu ewidencjonowane są w spisach i rejestrach spraw prowadzonych w komórkach organizacyjnych Urzędu.
2. Pracownicy Urzędu są zobowiązani do sprawnego, rzetelnego i kulturalnego rozpatrywania spraw indywidualnych, kierując się przepisami prawa i zasadami etyki pracowniczej, a w szczególności:
1) udzielania informacji niezbędnych przy załatwianiu danej sprawy i wyjaśniania treści obowiązujących przepisów,
2) niezwłocznego rozstrzygania spraw, a jeśli to niemożliwe określenia terminu załatwienia,
3) informowania o przysługujących środkach odwoławczych lub środkach zaskarżania od wydanych rozstrzygnięć.
3. Odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe załatwianie indywidualnych spraw klientów ponoszą kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu.
§ 34
Burmistrz przyjmuje mieszkańców w sprawach skarg i wniosków w każdy wtorek wypadający w dniach pracy Urzędu.
§ 35
- Zasady postępowania w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej oraz terminy ich załatwiania określa Kodeks postępowania administracyjnego oraz odpowiednie przepisy szczególne.
- Koordynację zadań związanych z przyjmowaniem, rozpatrywaniem skarg i wniosków w Urzędzie zapewnia Referat Organizacyjno-Administracyjny.
§ 36
- Skargi i wnioski mogą być składane do Urzędu w formie pisemnej lub ustnie do protokołu.
- Skargi i wnioski podlegają obowiązkowej rejestracji w Rejestrze Skarg i Wniosków prowadzonym przez Referat Organizacyjno-Administracyjny, bez względu na formę i miejsce złożenia.
- Referat Organizacyjno-Administracyjny po nadaniu sprawie numeru w Rejestrze przekazuje sprawę do załatwienia właściwej komórce organizacyjnej Urzędu.
- Jeśli skarga lub wniosek dotyczy kilku spraw podlegających rozpatrzeniu przez różne komórki organizacyjne Urzędu, zakres udziału każdej z nich w przygotowaniu odpowiedzi i sposób współdziałania wskazuje Sekretarz Gminy.
- Czynności dotyczące rozpatrywania oraz załatwiania skarg i wniosków, w tym w szczególności:
1) przyjmowanie skarżących i wnioskodawców,
2) badanie zasadności składanych skarg i wniosków,
3) udzielanie odpowiedzi skarżącemu lub wnioskodawcy są realizowane przez Kierownictwo Urzędu oraz Kierowników komórek organizacyjnych Urzędu.
Rozdział XI
Postanowienia końcowe
§ 37
Wątpliwości wynikające ze stosowania niniejszego Regulaminu rozstrzyga Burmistrz.
§ 38
Zmiany w Regulaminie mogą być dokonywane w trybie przewidzianym do jego nadania.
